Onze software zorgt ervoor dat zorgdossiers in Nedap ONS automatisch netjes worden opgeschoond zodra een cliënt voor een bepaalde periode niet meer in zorg is. Zo blijft het dossier overzichtelijk en actueel, en staat er bij een nieuwe opname nooit oude of verwarrende informatie open.
Het probleem
Zorgdossiers kunnen snel vol raken met informatie van cliënten die niet langer in zorg zijn. Dit zorgt voor:
- Onnodig volle dossiers die lastig te beheren zijn.
- Verwarring bij heropname, omdat oude onderdelen nog op actief staan.
- Risico’s op overtreding van de AVG doordat data te lang zichtbaar blijft.
- Extra werk voor medewerkers die handmatig dossiers moeten nalopen.
De oplossing
Onze oplossing neemt dit werk automatisch uit handen. Met enkele instellingen bepaal je zelf wanneer en hoe het opschonen gebeurt:
- Periode uit zorg – hoeveel dagen of maanden een cliënt uit zorg moet zijn voordat opschoning plaatsvindt.
- Terugkijktermijn – hoe ver terug in de tijd gekeken wordt naar zorgopnames (bijv. 90 dagen).
Voldoet een dossier aan de voorwaarden? Dan worden automatisch de volgende onderdelen gearchiveerd:
- Documenten → krijgen de status archief.
- Medewerkerrelaties → krijgen een einddatum (gisteren).
- Vragenlijsten → concept en actuele lijsten worden archief.
- Zorgplannen → concept en actuele plannen worden oud.
Altijd inzichtelijk
Alle wijzigingen worden samengevat in een automatisch PDF-rapport. Dit rapport wordt toegevoegd aan het cliëntdossier zodat altijd zichtbaar is wat er gearchiveerd is.
Voordelen
- AVG-proof: alleen actuele en noodzakelijke data blijft zichtbaar.
- Tijdbesparing: medewerkers hoeven niets meer handmatig af te sluiten.
- Schoon dossier bij heropname: nooit meer oude of foutieve informatie.
- Kostenbesparing: goedkoper en stabieler dan dure RPA-oplossingen.
- Flexibel: instellingen aan te passen per organisatie.
Conclusie
Met deze oplossing krijgen zorgorganisaties een efficiënte en veilige manier om dossiers in Nedap ONS schoon te houden. Het resultaat: betrouwbare informatie, minder werkdruk en naleving van de wetgeving.
- Neem contact met ons op voor meer informatie of een demo.
- Wilt u direct starten? Wij vertellen u graag meer over de mogelijkheden.