Qoden B.V. werkt nauw samen met zorgorganisaties en gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens die aan ons worden toevertrouwd. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt. We gaan daarbij uit van betrouwbaarheid, transparantie, zorgvuldigheid en veiligheid.
Wie we zijn
Qoden B.V., Kooimaten 30c, 7472 DL Goor, telefoon 088-006 3600. Voor vragen over privacy kun je terecht bij onze functionaris voor gegevensbescherming via dataprivacy@qoden.nl.
Voor wie deze verklaring geldt
Deze verklaring geldt voor bezoekers van qoden.nl, voor contactpersonen bij (potentiële) klanten en partners, voor sollicitanten en voor cliënten en medewerkers van zorgorganisaties waarvan wij in opdracht gegevens verwerken.
Twee rollen: verwerker en verwerkingsverantwoordelijke
Het grootste deel van de persoonsgegevens die via onze software en koppelingen worden verwerkt, zijn gegevens van cliënten en medewerkers van zorgorganisaties. Voor die gegevens is de zorgorganisatie de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. We verwerken die gegevens alleen in opdracht van de zorgorganisatie, volgens de verwerkersovereenkomst die we met haar sluiten, en alleen voor het doel waarvoor ze zijn verkregen. Heb je vragen over de verwerking van jouw gegevens als cliënt of medewerker van een zorgorganisatie? Neem dan contact op met die organisatie; wij helpen haar daarbij.
Voor gegevens die je zelf aan ons geeft, bijvoorbeeld via het contactformulier, per e-mail, telefonisch of bij een sollicitatie, zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daarover gaat de rest van deze verklaring.
Welke gegevens we verwerken
- Contactgegevens zoals naam, organisatie, functie, e-mailadres en telefoonnummer
- De inhoud van je bericht of vraag, en onze correspondentie daarover
- Gegevens die je ons stuurt bij een sollicitatie, zoals je brief en cv
- Technische gegevens bij een bezoek aan de website, zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina’s (zie ook het cookiebeleid)
- Bij klanten: gegevens die nodig zijn om de overeenkomst uit te voeren, zoals contactpersonen, contractgegevens en facturatiegegevens
In opdracht van zorgorganisaties verwerken wij als verwerker ook bijzondere en gevoelige gegevens, zoals BSN, geboortedatum, verzekeringsgegevens, gegevens over diagnose en behandeling en arbeidsgerelateerde gegevens. Welke gegevens dat precies zijn, staat in de verwerkersovereenkomst met de betreffende zorgorganisatie.
Waarom en op welke grond
- Om je vraag te beantwoorden en contact met je op te nemen na een aanvraag via de website, e-mail, telefoon of een beurs (gerechtvaardigd belang, of op jouw verzoek)
- Om een overeenkomst met je organisatie voor te bereiden en uit te voeren (uitvoering van een overeenkomst)
- Om een sollicitatie te behandelen (op jouw verzoek, voorafgaand aan een eventuele arbeidsovereenkomst)
- Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht (wettelijke verplichting)
- Om de website veilig en goed werkend te houden, waaronder spambescherming (gerechtvaardigd belang)
Wie toegang hebben tot je gegevens
Alleen medewerkers van Qoden die de gegevens nodig hebben voor hun werk, hebben er toegang toe. Dat is vastgelegd in procedures die onderdeel zijn van ons managementsysteem voor informatiebeveiliging. Resultaten van verwerkingen voor zorgorganisaties zijn bij de klant via autorisaties af te schermen tot de bevoegde personen.
We schakelen leveranciers in die ons helpen bij onze dienstverlening, bijvoorbeeld voor hosting, het versturen van e-mail en het beschermen van de website tegen misbruik. Met deze partijen sluiten we een verwerkersovereenkomst en we kiezen waar mogelijk voor verwerking binnen de Europese Unie. We verkopen je gegevens nooit aan derden.
Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen. Berichten via het contactformulier en e-mail bewaren we zolang dat nodig is om je vraag af te handelen en de relatie te onderhouden. Sollicitatiegegevens verwijderen we uiterlijk vier weken na afloop van de procedure, tenzij je toestemming geeft om ze langer te bewaren. Voor gegevens met een wettelijke bewaartermijn, zoals administratie, geldt die termijn. Gegevens die we als verwerker verwerken, bewaren of verwijderen we volgens de afspraken met de zorgorganisatie.
Je rechten
Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heb je het recht om:
- je gegevens in te zien
- je gegevens te laten corrigeren of aanvullen
- je gegevens te laten verwijderen
- de verwerking te laten beperken
- bezwaar te maken tegen de verwerking
- je gegevens over te laten dragen
- niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde individuele besluitvorming
Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur een e-mail naar dataprivacy@qoden.nl. We reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een maand. Bij complexe of veel verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd; daar informeren we je dan over. Soms kunnen we niet aan een verzoek voldoen, bijvoorbeeld omdat we wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren. Dat leggen we dan uit. Betreft je verzoek gegevens die wij als verwerker voor een zorgorganisatie verwerken, dan verwijzen we je naar die organisatie.
Vragen en klachten
Heb je vragen over deze verklaring, of vind je dat we ons niet aan de AVG houden? Neem contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming via dataprivacy@qoden.nl. Ook voor vertrouwelijke zaken kun je daar terecht. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hoe we je gegevens beschermen
Informatiebeveiliging is onderdeel van ons dagelijks werk. Qoden is gecertificeerd voor ISO 27001 en NEN 7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg. Onze werkwijze wordt jaarlijks extern getoetst. We maken onze medewerkers bewust van de risico’s van het verwerken van persoonsgegevens, onder andere met e-learnings en aandacht voor informatiebeveiliging en privacy bij de start van nieuwe collega’s.
Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of gewijzigde wetgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Laatst gewijzigd: oktober 2026.